مدیریت خوب موجودی شرط ضروری برای عملکرد صحیح بسیاری از شرکت ها است و برای بسیاری از آنها مشکل ساز است. در میان راههای مختلف مدیریت موجودی، فهرست دائمی موجودی نشاندهنده یک راهحل موثر و پیشرو برای این مشکل است.
موجودی دائمی به روز رسانی پایدار موجودی کالا در انبار است. بر خلاف موجودی دوره ای، که یک گزارش دستی از موجودی به صورت منظم (مثلاً ماهانه) است، موجودی دائمی گزارشی فوری، خودکار و دقیق از وضعیت موجودی موجود در هر زمان ارائه می دهد.
نرم افزار مدیریت انبار کلیه حرکات هر SKU (واحد نگهداری موجودی) را از زمان ورود آن به انبار با تمام حرکات داخلی آن تا زمان خروج در نظر می گیرد. این نرم افزار همچنین اطلاعات خاصی در مورد کالا (ارزش، تاریخ انقضا، محل در انبار، نوع بار و …) جمع آوری خواهد کرد. در نهایت، همچنین می تواند تمام مراحل مدیریت انبار را سازماندهی کند و اپراتورها را در وظایف مختلف خود راهنمایی کند. در نتیجه، موجودی دائمی مقدار زیادی اطلاعات دقیق در مورد هر کالا در انبار فراهم میکند و امکان مشاهده کلی انبار را در همه زمانها فراهم میکند و اپراتورهای لجستیک را نیز راهنمایی میکند.
فهرست دائمی موجودی چگونه اعمال می شود؟
برای اعمال موجودی دائمی، ابتدا لازم است یک سیستم مدیریت انبار Warehouse Management System (WMS) مناسب داشته باشید. چندین با درجات مختلف عملکرد وجود دارد، بنابراین شرکت باید یکی را انتخاب کند که به بهترین وجه با نیازهایش مطابقت دارد. این نرم افزار است که موجودی را به صورت خودکار انجام می دهد و در نتیجه جای انسان را در این کار که زمان زیادی می طلبد و باعث خطا می شود را می گیرد.
پس از نصب نرمافزار، اپراتورها میتوانند با استفاده از فناوری RFID با بارکدخوانهایی که دائماً به نرمافزار WMS متصل هستند، اقدام به تهیه موجودی کنند. همچنین برای استفاده صحیح از ویژگی های متعدد آن نیاز به آموزش است.
تاثیرات محیطی فهرست دائمی موجودی
اجرای موجودی دائمی مستلزم تغییر اساسی در نحوه مدیریت انبار است و تصمیمی پیش پا افتاده برای شرکت نیست. بنابراین مهم است که قبل از تصمیم گیری هر دو جنبه مثبت و منفی را در نظر بگیرید.
مزایا
- صرفه جویی در زمان: یکی از مزیت های اصلی آن صرفه جویی در زمان است. مدیر تدارکات دیگر نیازی به گرفتن موجودی انبار نخواهد داشت و می تواند زمان خود را به کارهای دیگر اختصاص دهد.
- توضیح: کاهش تعداد اشتباهات در شمارش سهام ضروری است. از آنجایی که این خطاهای انسانی هستند، نرم افزار مدیریت انبار عملاً عاری از آن است. در واقع، اگرچه ممکن است خطا رخ دهد، اما خطر بسیار کمتر از یک موجودی دستی دوره ای است. علاوه بر این، اطلاعات به طور مداوم به روز می شوند و به طور چشمگیری خطاهای احتمالی را کاهش می دهند.
- واکنش پذیری: موجودی دائمی به مدیر تدارکات اجازه می دهد تا به سادگی و بلافاصله به مقدار زیادی از اطلاعات در زمان واقعی در مورد انبار خود دسترسی داشته باشد. در واقع آنها قادر خواهند بود همیشه از وضعیت انبار خود با مقدار موجودی بر اساس مکان، ارزش، ماهیت، تاریخ انقضای احتمالی و غیره مطلع شوند. در نتیجه، مدیر تدارکات می تواند با سهولت بیشتری برای تکمیل انبار برنامه ریزی کرده و واکنش پذیرتر به عنوان مثال، محاسبه ساده EOQ (کمیت سفارش اقتصادی) خطر کاهش موجودی یا مازاد موجودی را کاهش می دهد که منبع هزینه های اضافی است و تصویر بدی به شرکت می دهد.
- ایمنی: نرم افزار WMS می تواند در صورت مفقود شدن کالا فوراً به آنها هشدار دهد. این امر آن را به روشی موثر برای جلوگیری از خطا یا سرقت و جلوگیری از هزینه های مربوطه تبدیل می کند.
معایب
- هزینه راه اندازی بالا: پیاده سازی یک سیستم موجودی دائمی نشان دهنده یک سرمایه گذاری اولیه قابل توجه است، زیرا نرم افزار WMS مناسب برای این منظور بسیار گران است. علاوه بر این، اجرای آن ممکن است نیاز به اصلاح فرآیندهای موجود داشته باشد که ممکن است هزینه راه اندازی اضافی را به دنبال داشته باشد. در نهایت، هزینه های آموزشی نیز قابل انتظار است.
آیا تهیه فهرست دائمی موجودی برای همه مشاغل منطقی است؟
تهیه فهرست دائمی موجودی زمانی که اقلام مختلف زیادی در انبار وجود دارد یک راه حل مفید است. هرچه اقلام بیشتری ذخیره شوند، خطر خطا بیشتر می شود. بنابراین، ارزش دارد که شرکتی که دارای موجودی کالای زیادی است، سیستم تهیه فهرست دائمی موجودی را پیاده سازی کند که خطر خطاهای احتمالی را کاهش دهد.
همچنین، اگر کالاهای موجود در انبار دارای ارزش قابل توجهی باشند، ایمنی ارائه شده توسط تهیه فهرست دائمی موجودی میتواند عامل مهمی باشد. در واقع، نرمافزار WMS میتواند خطر سرقت و خطاهایی را که منجر به هزینههای اضافی میشود، کاهش دهد.
این نوع موجودی برای شرکت هایی که محصولات موقت و زودگذر را ذخیره می کنند نیز جالب است. نرم افزار WMS قادر است تاریخ انقضای محصولات را در نظر گرفته و کالاهای اولویت دار را به اپراتورها نشان دهد تا کمترین ضرر ممکن را داشته باشد. به طور خلاصه، موجودی دائمی می تواند به ویژه برای برخی از مشاغل موثر باشد.
با این حال، اگر شرکتی به دقت تعداد محصولات ذخیره شده اهمیت چندانی نمی دهد، اگر تاریخ انقضا ندارند، ارزش کمی دارند یا فقط در مقادیر کم هستند، استفاده از موجودی دائمی ممکن است کاملاً مناسب نباشد. بنابراین این به هر شرکت بستگی دارد که تصمیم بگیرد که آیا سرمایه گذاری اولیه با مزایای موجودی دائمی جبران می شود یا خیر.
دانستن فهرست دائمی موجودی چه کمکی به مدیریت انبار میکند؟
مدیریت انبار یکی از مهمترین بخشهای هر کسبوکار مرتبط با فروش و توزیع کالاهاست. در این میان، داشتن فهرست دائمی موجودی (Perpetual Inventory) یک ابزار کلیدی برای افزایش دقت و بهرهوری در مدیریت انبار محسوب میشود. این روش باعث کاهش خطاها، بهبود تصمیمگیری و کاهش هزینههای انبارداری میشود. در این مقاله، به بررسی مفهوم فهرست دائمی موجودی، مزایا و نقش آن در بهینهسازی مدیریت انبار، بهویژه در کسبوکارهای مرتبط با قفسههای فروشگاهی، میپردازیم.
فهرست دائمی موجودی چیست؟
فهرست دائمی موجودی یک سیستم مدیریتی است که اطلاعات مربوط به کالاهای موجود در انبار را بهصورت لحظهای بهروزرسانی میکند. در این روش، هر ورود و خروج کالا بلافاصله ثبت میشود و مدیران انبار میتوانند در هر لحظه اطلاعات دقیقی از میزان موجودی کالاهای خود داشته باشند. این سیستم معمولاً با استفاده از نرمافزارهای انبارداری و تجهیزات اسکن بارکد یا RFID اجرا میشود.
مزایای فهرست دائمی موجودی در مدیریت انبار
1. کاهش خطاهای انسانی
یکی از بزرگترین مشکلات در مدیریت انبار، خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات است. با استفاده از فهرست دائمی موجودی، ورود و خروج کالاها بهطور خودکار ثبت میشود و احتمال بروز اشتباهات ناشی از ثبت دستی کاهش مییابد.
2. بهبود دقت در موجودی کالا
روشهای سنتی ثبت موجودی معمولاً شامل شمارش دورهای کالاها هستند که ممکن است اطلاعات نادرستی ارائه دهند. اما با استفاده از فهرست دائمی، اطلاعات همیشه بهروز بوده و احتمال کمبود یا افزایش بیش از حد موجودی کاهش مییابد.
3. بهینهسازی فضای انبار
یکی از چالشهای مهم در انبارداری، استفاده بهینه از فضا است. دانستن موجودی دقیق به مدیران کمک میکند تا چینش قفسهها را بهینهتر طراحی کرده و از فضای انبار به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.
4. کاهش هزینههای انبارداری
زمانی که میزان دقیق موجودی کالاها مشخص باشد، کسبوکارها میتوانند سفارشهای خود را بهتر مدیریت کنند و از هزینههای اضافی ناشی از خرید بیش از حد یا کمبود ناگهانی کالا جلوگیری کنند.
5. تسریع فرآیند سفارشدهی و تأمین کالا
با استفاده از فهرست دائمی، میتوان بهطور خودکار سطح موجودی کالاها را بررسی کرده و در صورت کاهش بیش از حد، سفارشهای جدید را در زمان مناسب ثبت کرد. این امر به کاهش تأخیر در تأمین کالاها کمک میکند.
6. افزایش رضایت مشتریان
یکی از عواملی که بر تجربه مشتریان تأثیر میگذارد، در دسترس بودن کالاهاست. با داشتن اطلاعات دقیق از موجودی، کسبوکارها میتوانند بهموقع کالاهای مورد نیاز مشتریان را تأمین کرده و از نارضایتی ناشی از کمبود محصول جلوگیری کنند.
7. بهبود گزارشگیری و تحلیل دادهها
یکی از مزایای فهرست دائمی موجودی، امکان دسترسی به گزارشهای دقیق درباره روند فروش، میزان تقاضا و تغییرات در موجودی است. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا استراتژیهای بهتری برای مدیریت انبار اتخاذ کنند.
نقش فهرست دائمی موجودی در کسبوکارهای فروش قفسه فروشگاهی
کسبوکارهای فعال در حوزه فروش قفسههای فروشگاهی نیازمند مدیریت دقیق موجودی کالاهای خود هستند. با استفاده از فهرست دائمی موجودی، این کسبوکارها میتوانند:
- میزان فروش و نیاز به تأمین مجدد قفسههای مختلف را بهطور دقیق مدیریت کنند.
- از کمبود ناگهانی قفسههای پرتقاضا جلوگیری کنند.
- فرآیند ارسال و تحویل کالاها را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند.
- هزینههای اضافی ناشی از نگهداری بیش از حد موجودی را کاهش دهند.
چالشهای پیادهسازی فهرست دائمی موجودی
با وجود تمامی مزایا، اجرای این سیستم نیز چالشهایی دارد که باید در نظر گرفته شود:
1. هزینههای اولیه بالا
نصب نرمافزارهای مدیریت انبار، خرید تجهیزات اسکن بارکد و آموزش کارکنان نیازمند سرمایهگذاری اولیه است. اما در بلندمدت این هزینهها با کاهش اشتباهات و افزایش بهرهوری جبران میشود.
2. نیاز به آموزش کارکنان
برای اجرای موفق این سیستم، کارکنان انبار باید با روشهای استفاده از تجهیزات جدید و نرمافزارهای مدیریتی آشنا شوند.
3. احتمال مشکلات فنی
همانند هر سیستم دیجیتالی، فهرست دائمی موجودی نیز ممکن است با مشکلات نرمافزاری یا سختافزاری مواجه شود. بنابراین، کسبوکارها باید تدابیری برای رفع مشکلات احتمالی داشته باشند.
استفاده از فهرست دائمی موجودی یک راهکار مؤثر برای بهینهسازی مدیریت انبار و افزایش بهرهوری در کسبوکارها است. این سیستم با ارائه اطلاعات لحظهای از موجودی کالاها، به کاهش خطاها، بهبود تصمیمگیری و کاهش هزینهها کمک میکند. برای کسبوکارهای فروش قفسه فروشگاهی، استفاده از این روش میتواند به افزایش دقت در مدیریت سفارشات، کاهش هزینههای انبارداری و افزایش رضایت مشتریان منجر شود. با توجه به مزایای فراوان این سیستم، پیادهسازی فهرست دائمی موجودی میتواند یک گام مهم در راستای بهینهسازی فرآیندهای انبارداری باشد.
قفسه فروشگاهی و قفسه انباری را از تک قفسه بخواهید
مطالب مرتبط:
معرفی ذخیره ایمنی در انبار و نخوه محاسبه آن